Новости

Прокуратуры РФ

Москва

Москва

Лента новостей

Главная Статьи

15 октября 2012 год

Системы электронного документооборота в органах власти

Электронный документооборот представляет собой совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти. Система документооборота, не может быть внедрена "с нуля" и постепенно, внедрение происходит затрагивая все стороны функционирования и, возможно, вызовет паралич в деятельности органа власти. Причем сбои в работе возникнут не только в автоматизируемом органе власти, но и как следствие – в нижестоящих. Перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно оценить готовность всех затрагиваемых органов государственной власти и местного самоуправления к качественно новым технологиям.

Внедрение электронного документооборота в органе государственной власти или местного самоуправления требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

  • средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;
  • обязательна 100%-ная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;
  • средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;
  • автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту;
  • психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;
  • служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Всегда следует помнить, что при развертывании электронного документооборота все служащие, по тем или иным причинам не имеющие постоянного доступа к электронным документам при помощи используемых средств вычислительной техники, фактически перестают принимать какое-либо участие в работе органа власти. Все служащие, до которых документы будут доходить в неэлектронном виде, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое-либо участие в работе над документами, даже простое визирование или обсуждение, автоматически будет требовать наличия персонального средства вычислительной техники (СВТ), имеющего доступ к системе ЭДД.

Запуск любой комплексной информационной системы требует не только установки оборудования и настройки ПО, но и перестройки бизнес-процессов и переобучения служащих. Чем ниже объем изменения бизнес-процессов при внедрении системы – тем выше шанс соблюдения сроков внедрения, а подчас и вообще запуска системы. Поэтому комплексные информационные системы всегда внедряют по частям, последовательно автоматизируя относительно замкнутые области деятельности, впоследствии объединяя их интеграционной системой.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена. Таким образом, для повышения шансов завершения автоматизации органа власти в нужные сроки необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы при подготовке документов. Фактически – внедрение системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД).

Предварительное внедрение и эксплуатация САДД позволят не только облегчить технологическое внедрение ЭДД, но и познакомят на практике государственных служащих с понятиеми электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения. Зачастую психологическая готовность оказывается важнее наличия необходимого технического обеспечения. Технологически же использование в обеих системах родственного современного универсального программного обеспечения от одного производителя позволит более качественно перенести бизнес-процессы документооборота в полностью электронную форму.

Основной технологической проблемой для государственных служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Полного перевода приема входящих и рассылки исходящих документов на безбумажную технологию не требуется. Подобное ограничение может являться нарушением прав отдельных граждан, не имеющих доступа к средствам вычислительной техники и интернету. Классические функции регистрации входящих бумажных документов с традиционными подписями заявителей также являются атрибутами системы электронного документооборота. Это необходимо для исключения "информационного неравенства". Если не уделять должного внимания решению этой проблемы, то граждане, лишенные доступа к средствам вычислительной техники и интернету, останутся позади при движении к информационному обществу.

компьютерная помощь Волгоградский проспект

  • Главная
  • Статьи
  • Системы электронного документооборота в органах власти

Свежие статьи

Все статьи