В прокуратуре республики проанализировано состояние делопроизводства и архивного дела в территориальных прокуратурах и структурных подразделениях республиканской прокуратуры.
Итоги проведенного анализа вчера, 19.10.2017, обсуждены на расширенном заседании коллегии прокуратуры республики с участием горрайспецпрокуроров и руководителей структурных подразделений аппарата прокуратуры Республики Марий Эл. С докладом по данному вопросу выступила начальник отдела общего и особого делопроизводства Екатерина Гаврилина, которая отметила, что этому направлению руководство прокуратуры уделяет особо пристальное внимание. Делопроизводство - это основа работы органов прокуратуры, включающая в себя прохождение документов от их создания либо поступления до организации архивного хранения либо уничтожения в установленном порядке. К работникам, ответственным за делопроизводство в органах прокуратуры, а также непосредственно занимающимся этой работой, предъявляются высокие требования. Работа ими должна выполняться качественно, с особой ответственностью и требовательностью. Важно также знание ими требований закона. С учетом этих позиций оценивалась состояние делопроизводства и архивного дела во всех органах прокуратуры республики. На коллегии отмечено ответственное отношение к этому направлению всех прокурорских работников и работников отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры республики. Этому способствует созданная в прокуратуре республики и эффективно действующая система обучения прокурорских работников и делопроизводителей. Она включает в себя изучение нормативных правовых актов, ведомственных инструкций с последующим тестированием, проведение учебных занятий, семинаров, стажировок. Ежегодно проводятся семинарские занятия с горрайпрокурорами и государственными гражданскими служащими аппарата и районных прокуратур. Систематически состояние этой работы проверяется с выездом в территориальные прокуратуры. Кроме этого, осуществляется периодический контроль качества оформления исходящих документов и поступающих в прокуратуру республики. Проводится определенная информационно-методическая работа. Обучение и проверка знаний по этому направлению являются важной, поскольку документооборот в органах прокуратуры высок и ежегодно растет. В 2015 году объем документооборота в аппарате прокуратуры республики составил 122тыс. единиц, за 2016 – почти 124 тыс. единиц. Ежемесячно аппаратом прокуратуры республики отправляется порядка одной тысячи документов заказной корреспонденции, 1 тыс.300 документов с нарочным и 270 – посредством фельдъегерской службы. Ежедневно в аппарат прокуратуры республики поступает от 160 до 280 документов и обращений, каждым из специалистов отдела регистрируется в среднем около 100-120 входящих, исходящих и внутренних документов. В целях совершенствования делопроизводства в аппарате прокуратуры республики внедрена электронная система ведомственного документооборота - автоматизированный информационный комплекс (АИК «НАДЗОР»). В прокуратуре республики организована полная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов подразделений. На особом контроле находятся качество оформления служебных документов, правильное составление номенклатуры дел, порядок регистрации и формирования надзорных, наблюдательных производств, дел по номенклатуре, описей дел и производств постоянного и временного сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел и производств, не подлежащих хранению. Приняты меры по совершенствованию архивного дела. Между прокуратурой Республики Марий Эл и Министерством культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл заключено двухстороннее Соглашение о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела, которое способствовало качественному ведению архивных дел. Вместе с тем, на коллегии отмечены отдельные недоработки, устранение которых требуют реалии сегодняшнего дня. В связи с этим, отдельным горрайпрокурорам и руководителям структурных подразделений даны соответствующие поручения. Руководителю отдела общего и особого делопроизводства прокуратуры республики поручено принять меры по дальнейшему совершенствованию делопроизводственной работы, в том числе в целях обеспечения защиты информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, обрабатываемой с использованием средств вычислительной техники.